ONLINE HELP DESK

Për Punonjësit e Zyrës së Arkivit dhe Protokollit të Njësive të Qeverisjes Vendore

Ky seksion trajton pyetjet më të shpeshta si edhe përgjigje të disa pyetjeve të kolegeve tuaj




1. Aktet zyrtare qe merren , fillimisht protokollohen apo i jepen direkt titullarit?

Aktete zyrtare hyrese regjistrohen ne rregjistrin e korespondences (protokoll) ,vendoset nr. I protokollit , data e marrjes dhe i jepen titullarit e me pas, sipas porosive dhe destinacionit te percaktuar nga titullari shperndahen ne sektoret perkates zbatues kundrejt firmes. Sekretaria ndjek edhe zbatimin ne kohe te detyrave ne lidhje me aktin zyrtar te ardhur. Per me shume shih tek Manuali Temen II.3 “Evidentimi i dokumenteve (protokollimi) në sekretari ose/dhe sekretari arkiv. Kuptimi i nr. të plotë të protokollit, fraksioneve dhe lidhja me procesin e klasifikimit”.

2. A protokollohen dokumentet e brendshme? Ne se po, pse?

Dokumentet e brendshme protokollohen dhe me pas i paraqiten titullarit per njohje dhe firme. Dokumente e brendshme, qe ne pergjithesi nuk qarkullojne jashte institucionit, perbejne pjesen me te rendesishme e me perfaqesuese te veprimtarise se tij. Per me shume shih tek Manuali Temen II-2. “Përpilimi, shtypja,shumëfishimi i dokumenteve.
Analizë burimologjike e elementeve të dokumentit. Trajtimi arkivor dhe juridik i elementeve të tyre.”

3. A jepet Nr i protokollit me fraksion dokumenteve te nje ceshtjeje ?

Dokumenti i pare qe krijohet apo vjen ne adresen e institucionit merr nr. rendor te plote te protokollit, ndersa dokumentet e tjera qe kane lidhje me te evidentohen me te njejtin nr. por me fraksion progresiv deri ne mbylljen e praktikes. Qellimi i perdorimit te nr. me fraksion eshte bashkimi i dokumenteve te nje ceshtje apo objekti. Per kete aresye nuk lejohet evidentimi ne nje nr i dokumenteve qe perfaqesojne ceshtje apo objekte te ndryshme. Per me shume shih tek Manuali Temen II.3 “Evidentimi i dokumenteve (protokollimi) në sekretari ose/dhe sekretari arkiv. Kuptimi i nr. të plotë të protokollit, fraksioneve dhe lidhja me procesin e klasifikimit”.

4. A eshte “Pasqyra emertuese e celjes se dosjeve” nje element taksativ ligjor apo falultativ?

Pasqyra emertuese e celjes se dosjeve eshte nje nga mjetet metodike me te rendesishme te veprimtarise se zyrave te sekretari arkivave ne institucione.
Ajo siguron dorezimin ne kohe ne sekretari arkiv te akteve zyrtare dhe (i)shmang keqtrajtimet, humbjen, manipulimin dhe keqinformimin si edhe (ii)mundeson ne nje mase te konsiderueshme realizimin e procesit te klasifikimit Per me shume shih tek Manuali Temen II.4”Pasqyrat emërtuese për çeljen e dosjeve të dokumenteve të një institucioni.”

5. Elementet e aktit zyrtar kane juridik-arkivor?

Elemente e aktit zyrtar kane karakter juridik pasi i japin atij fuqi dhe vertetesi ligjore. Nga pikpamja arkivore kane kuptim dhe vlere shkencore pasi ne procesin e klasifikimit perbejne shenja klasifikuese per grupimin e dokumenteve ne kufijte e fondit arkivor, te vitit, te struktures dhe te objektit. Per me shume shih tek Manuali Temen II-2. “Përpilimi, shtypja,shumëfishimi i dokumenteve. Analizë burimologjike e elementeve të dokumentit. Trajtimi arkivor dhe juridik i elementeve të tyre.”

6. A eshte e nevojshme percaktimi I skemes se klasifikimit te dokumenteve? Dhe perse ?

Skemat e klasifikimit te dokumenteve perbejne mjetet me te rendesishme qe percaktojne rrugen, kriteret dhe vendosjen perfundimtare te dokumenteve. Sipas percaktimit te skemave te klasifikimit behet grupimi i dokumenteve sipas fondeve, viteve,strkturave dhe objektit te tyre. Per me shume shih tek Manuali Temen III-1” Skemat e klasifikimit(sistemimit) të dokumenteve dhe kriteret arkivorë për këtë proces.”

7. A mund te grupohen ne nje dosje dokumente me ceshtje te ndryshme?

Njesia e ruajtjes se dokumenteve,dosja, krijohet sipas kritereve arkivore shkencore nga te cilat me i rendesishem eshte kriteri sipas objektit. Qellimi final i klasifikimit te dokumenteve ne nje dosje eshte shfrytezimi i tyre. Eshte e kuptueshme qe, qenia apo grupimi ne nje dosje e dokumenteve me shume ceshtje apo objekte, do ta bente shfrytezimin e tyre te veshtrire, kaotik, dhe ne kundershtim me dispozitat ligjore dhe kesisoj do te rriste kostot dhe efektivitetin shkencor. Per me shume shih tek Manuali Temat III.1, III-2.

8. A duhet te hartohet inventari i dosjeve te dokumenteve?

Invertaret e njesive te dokumenteve dhe dosjeve, jane mjetet kryesore te evidentimit fizik te tyre si edhe pjese e rendesishme e aparatit informues shkencor ne arkiva . Per me shume shih tek Manuali Temat III.2” Krijimi i njësisë së ruajtjes ( dosjes), kriteret e sistemimit, organizimi i brendshëm, numërtimi i dokumenteve dhe inventarizimi “

9. A kane te njejten natyre, strukture, qellim lista Tip dhe ajo konkrete e dokumenteve sipas afateve te ruajtjes?

Lista tip e dokumenteve (RHK) sipas afateve te ruajtjes eshte nje dispozite ligjore dhe ka karakter detyrues per te gjithe rrjetin arkivor te vendit. Eshte e ndertuar sipas degeve te veprimtarise njerezore dhe shteterore .
Lista konkrete e dokumenteve sipas afateve te ruajtjes eshte nje dispozite ligjore e vlefshme per nje institucion konkret dhe ndertohet sipas struktures organizative te tij . Per me shume shih tek Manuali Temen IV.1 “ Lista e dokumenteve me rëndësi historiko-kombëtare ( RHK) dhe lista konkrete e dokumenteve me afatet e ruajtjes në një institucion shtetëror “

10. A jane te nevojshme Komisionet e Ekspertizes ne rrjetin arkivor? Dhe perse ?

Komisionet e ekspertizes ne rrjetin arkivor te vendit jane : komisioni qendror prane drejtorise se pergjithshme te arkivave,komisionet prane arkivave shtetero vendor, komisionet prane arkivave te sistemit ,komisionet prane cdo institucioni. Komisionet e ekspertizes jane strukturat vendim marrese me te rendesishme ne rrjetin arkivor te vendit. Ato percaktojne :
- vleren e ruajtjes se ruajtjes se dokumenteve
-asgjesimin e dokumenteve qe kane plotesuar afatin e ruajtjes
Per me shume shih tek Manuali Temen IV.2 “Një Sintezë për Praktikat e Vlerësimit në Vështrim të Organizimit te Punës në Komisionet e Ekspertizës”

11. Asgjesimi i dokumenteve eshte nje proces i percaktuar rigorozisht ligjor?

Asgjesimi i dokumenteve eshte nje operacion i pakthyeshem dhe me pasoja per trashegimine e dokumenteve. Si i tille ai eshte i mirepercaktuar ligjerisht dhe behet ne baze te kritereve shkencore arkivore. Realizimi i ketij procesi kerkon kualifikimin dhe pervojen e duhur si dhe mbikqyrjen rigoroze nga autoritetet arkivore. Per me shume shih tek Manuali Temat IV.1 dhe 2 te Modulit IV “Ekspertiza e vlerës së ruajtjes së dokumenteve të institucioneve shtetërore”

12. Mjedisi i ruajtjes se dokumenteve duhet te kete paisje per klimatizimin, vendosjen, mbrojtjen nga zjarri etj dhe qe percaktohen ne standartet ligjore? Dhe perse ?

Mjedisjet e ruajtjes se dokumenteve kane ndryshime thelbesore nga ato qe sherbejne per administraten ne pergjithesi. Keto mjedise duhet te plotesojne kushte teknike -teknologjike per ruajtjen edokumenteve te percaktuara ne dispozitat ligjore . Ato duhet te sigurojne :
-administrim me te mire.
- mbrojtje nga ndikimi i kushteve klimatike ,te temperatures dhe lageshtise,ndotjes se ajrit si dhe faktoreve fiziko-kimike, biologjike, shoqeror etj.
-mbrojtjen nga zjarri.
-nga nderhyrjet keqeberese dhe ajo abuzive. Per me shume shih tek Manuali Temen V.2

13. Ku vendosen mjediset e ruajtjes se dokumenteve te arkivit te nje bashkie ?

Mbi katin e pare , mbi dhe larg mjediseve higjeno- sanitare, larg mjediseve ku ruhen lende plasese dhe djegese.

14. Si duhet te vendosen raftet metalik ne mjedisin e ruajtjes se dokumenteve ?

Raftet vendosen ne drejtim vertikal me dritaret e mjedisit te ruajtjes, 80 cm larg mureve dhe po aq laeg njeri tjetrit,rrugicat e qarkullimitkryesor te jene 100- 120 cm ,raftet te jene me 7 nivele (ne varesi te lartesise),distanca niveleve 30cm, thellesia 80cm per tu shfrytesuar ne te dy krahet, gjatesia e nje sergjeni 100cm, niveli i pare dhe i fundit te jene larg 20cm larg dyshemese dhe tavanit, sallat e ruajtjes se dokumenteve pajisen me skemat topografike te